ما هي أفضل مهارات وطرق حل المشكلات الوظيفية والإدارية

حل المشكلات تتصف بأنها مهارة تجعل الشخص أو الموظف يمارس دوراً جديداً يكون فيها فاعلاً،

وهناك عدد من الأسباب لأهمية قيامك بالتدرب على المهارات المختلفة لحل المشكلات،

كأسلوب للتعلم، وسنبدأ في هذه المشاركة البدء بسلسة من المشاركات حول التنمية البشرية،

والتي يمكن أن يستفيد منها فئة واسعة من المجتمع بمواضيع متنوعة وهادفة،

حيث نبدأها بمهارات وأفضل أساليب حل والتعامل مع المشكلات، 

لماذا نتعلم مهارة حل المشكلات؟؟؟

مقدمة مهمة عن حل المشكلات

إن مهارة حل المشكلة تتصف بأنها مهارة تجعل الشخص أو الموظف يمارس دوراً جديداً يكون فيها فاعلاً 

ومنظماً لخبراته،

وهناك عدد من الأسباب لأهمية قيامك بالتدرب على المهارات المختلفة لحل المشكلات كأسلوب للتعلم وهي:

• إن مهارة التدرب على التفكير إحدى المهارات اللازمة التي ينبغي أن يتسلح بها كل موظف، 
• معالجة مشكلات إدارات الموظفين وتحسين ظروف عملهم.

• تعتبر من المهارات الضرورية لمجالات مختلفة سواء كانت مجالات حياتية أو حتى الأكاديمية التكيفية.

• إنها مهارة تساعد الموظف على تحصيل المعرفة بنفسه وتزويده بآليات الاستقلال.

• تساعد الموظف على اتخاذ قرارات هامة في حياته الوظيفية،

• تجعل الموظف يسيطر على الظروف والمواقف التي تواجهه في عمله.

•  المشكلة تعتبر فرصة ثمينة.. لماذا؟

        لإنها تعتبر فرصة لإيجاد حل جديد وعدة حلول أخرى بديلة لكل مشكلة، 

واكتشاف قدرات فكرية وطاقات عملية، مع تعزيز استمرارية البحث عن برامج وآليات جديدة وإبداعية، 

وبنفس الوقت تحافظ على وحدة المجموعة وتزيد من ثباتها مما يعزز روح الفريق الواحد.

مفهوم المشكلات الإدارية ومراحلها

هناك عدة تعاريف للمشكلات تختلف بحسب وجهة النظر إليها، 

ويمكن القول إنها وضع جديد غير مرغوب فيه، نتيجة تغير يطرأ على طريقة العمل،

 أو بسبب وضع معين، أو هي الصعوبات التي تواجهنا عند الانتقال من مرحلة إلى أخرى؛ 

أنواع المشكلات:

هناك تصنيفات وأنواع عديدة للمشكلات، يمكن إيجازها فيما يلي:

1.      مشكلات في التنفيذ: وهي الانحراف عن المعايير الموضوعة.
2.                 في الإنجاز: وهي ما يمنع من تحقيق الكفاءة وتجويد الأداء..
3.                  متفاقمة: تزداد حدتها تباعاً.
4.                 متلاشية: تتلاشى حدتها تدريجياً.
5.                 ثابتة: حدتها ثابتة بنفس النسق.
6.                مفاجئة: تحدث بشكل غير متوقع.
7.                متوقعة: متوقعة لوجود مقدمات لها.
8.                متكررة أو نادرة الحدوث.
9.                قد تكون جماعية أو قد تأتي فرادى.
10.               حديثة أو قديمة.

أسباب وقوع المشكلات:

هناك عدة أسباب لحدوث المشكلات، يمكن إيجاز أهمها فيما يلي:

- تعدد الأهداف وتعارضها: 

حيث يسعى أي نظام أو مؤسسة أو شخص إلى تحقيق عدة أهداف في إن واحد،

وفي الغالب تكون هذه الأهداف متشابكة ومتعارضة أفقيا او عموديا بعلاقات سببية سلبية او ايجابية، 

وأحيانا تكون متناقضة وعلى متخذ القرار أن يوفق بين هذه الأهداف او أن ينحاز إلى هدف دون الاخر، 

وهذا ما يضفي صعوبة كبيرة على حل المشكلة واتخاذ القرار.

- عدم الوضوح والتركيبية: 

حيث أن معظم متغيرات المشكلة تتصف بعد الثبات  وذلك نتيجة لعدة عوامل من ناحية، 

كما أن غالبا ما تكون المشكلة نتيجة لتفاعل عوامل عديدة متداخلة ومتوازنة او متلاحقة يصعب تفكيكها وحصرها، 

مما يؤدي إلى إهمال بعضها أحيانا او التعامل معها في إن واحد أحيانا أخرى، ويمكن أن تكون المشكلة

- المحدودية النسبية للمعرفة: 

إن المعرفة البشرية معرفة محدودة بالنظر إلى مستجدات ومتطلبات العمل الإداري، 

وعلى الخصوص تحليل المشكلات واتخاذ القرارات وهذه المحدودية تتجلى في ندرة المعلومات من حيث الكم والكيف، 

وكذا الارتياب وعدم التأكد نتيجة للطابع الإحصائي الاحتمالي والديناميكي لسلوكيات الظواهر الإدارية،

بالإضافة إلى قصور منظومة الأساليب والتقنيات العلمية في تلبية حاجة متخذي القرار في تشخيص وتحليل المشكلات، 

وصنع واتخاذ القرار، علاوة على مجموعة من العوامل الذاتية تتعلق بمدى المعرفة والخبرة والمهارة.

- محدودية الموارد المتاحة: 

حيث أن حل أي مشكلة يحتاج إلى توظيف موارد بشرية او مادية بكميات وكيفيات معينة، 

ويواجه متخذ القرار قيود في التوفيق  الموارد وكيفية توزيع الموارد على أوجه الاستخدام المختلفة لحل المشكلة.

كيف تدرك المشكلة؟

هناك عدة وسائل وأساليب لإدراك أي مشكلة قد تواجهنا ومنها على سبيل المثال: 

• المقارنة مع التاريخ السابق، أو بالمقارنة مع مجموعات متشابهة، 
• وكذا من خلال النقد الخارجي، بالإضافة إلى الرجوع لأهداف الخطة وبرامجها.

وعند تحديد المشكلات يتوجب بحث عدد من التساؤلات الهامة، 

والتي لها دور محوري عند الإجابة الصريحة عليها في تحديد طريقة التعامل مع المشكلات، وهي: 

(ما مدى حدّة المشكلة وصعوبتها؟ وماذا عن تكرار حدوث المشكلة؟ وما مدى أهميّة المشكلة؟).

كيف نتعامل غالباً مع المشكلات:

- لا تفعل شيئاً: 

(إذا كانت المشكلة ستحل تلقائياً، وإذا كانت آثارها ضعيفة، أوأن تكلفة الحل أعلى من تكلفة المشكلة).

- معالجة الآثار: 

(عندما نتوقع زوال السبب، أو يكون السبب خارج السيطرة، وعندما تكون تكلفة معالجة السبب كبيرة).

- مراقبة الوضع فقط:

(إذا كانت غير ملحة، أو إذا بدأت بالتلاشي، وإذا كانت الأسباب غير واضحة).

حل المشكلات

هناك بعض الخطوات التي تيسر الوصول إلى حلول إيجابية للمشكلات الشخصية

• احترام الآخر وتجنب استخدام الألفاظ أو التلميحات الجارحة.
• الهدوء والثبات والثقة في النفس؛ وأن يتلقى بصرك بالآخر بدون استفزاز ودون أن تهتز أو تنفعل.
• يُفضَّل أن تنتظر حتى تسمع وجهة النظر الأخرى كاملة.
•  قد تكون المشكلة مع رئيسك أو شخص مهم في حياتك ولا تريد أن تخسره، وهنا يجب الاعتراف بأن هناك خطأ.
• إظهار الاستعداد لإصلاح الأخطاء.
• يجب أن تكون قادراً على إظهار الثناء والتقدير إذا استدعى الأمر، دون نفاق أو مبالغة...
• لابد أن تتعلم أهمية أن تعبر لحظات الغضب والضيق بسرعة.

 كما أن هناك أدوات مهمة لحل أي مشكلة تواجهنا في العمل الإداري وهذه الأدوات تتلخص في طرح 

والإجابة عن الاستفهامات (من ؟، ماذا ؟، متى ؟، كم ؟، كيف ؟، لماذا؟).

من الذي يدعى لـ حل المشكلات:

عندما تواجهنا المشكلات لا بد أن نفكر بشكل جدي وموضوعي حول من يدعى لحل المشكلات، والذي

لا بد أن تتوفر به عدة خصائص، من أهمها: أن يكون لديه معلومات عن المشكلة وأطرافها، 

وفي ذات الوقت يكون صاحب خبرة للمشورة والرأي وجيد التدريب والمهارة، وملتزم بالتنفيذ، 

أو من يراد تدريبه وتهيئته.

وفي ذات السياق فإن هناك عدة خصائص عامة للشخص المتميز في حل المشكلات، أهمها:

• لديه اتجاهات إيجابية نحو أي مواقف صعبة أو مشكلات، ولديه ثقة كبيرة حول امكانية حلها، 
• والحرص على الدقة، والعمل على فهم الحقائق والعلاقات التي تنطوي عليها المشكلة، 
• وتجزئة المشكلة والعمل على تحليل المشكلات والأفكار المعقدة إلى مكونات أكثر بساطة.

المعلومات لـ حل المشكلات:

تعتبر المعلومات من العناصر الهامة والحاسمة لحل المشكلات على أن تتوفر بها عدة خصائص من أهمها، 

• أن تكون موثوقة وذات صلة بالموضوع ويتم الحصول عليها في التوقيت الملائم، 
• كما يجب أن تكون المعلومات دقيقة ومفصلة وكاملة ولابد من التعامل بكفاءة مع المعلومة.
• وفي هذا السياق يمكن أن تكون تلك المعلومات داخلية، 
• أو معلومات خارجية (وهي المعلومات التي يتم استقائها من خارج المؤسسة،
• وكذا المصادر العلمية المتعددة والاستفادة من تجارب الآخرين في حل المشاكل الإدارية)، 
• كما أن هناك عدة مصادر للحصول على المعلومات

         (مثل: المصدر البشري، البيانات الأولية والثانوية والتاريخية والبيانات الوصفية والكمية،