إدارة المعرفة knowledge-management وتطبيقاتها بالمنظمات

إدارة المعرفة وتطبيقاتها من أهم وأحدث تلك الأساليب والتي تركز بشكل أساسي على المعرفة بتصنيفاتها المختلفة. حيث، تعددت أساليب تطوير وتحسين الأداء في المنظمات العامة والخاصة بهدف سعيها نحو تجويد الخدمات وتحقيق التميز في الأداء،

وسوف نتناول في هذا المقال تطبيقات إدارة المعرفة في المنظمات من عدة نواحي في المحاور التالية:

- ماهية إدارة المعرفة.

- تأثير وأهداف إدارة المعرفة.

- أنواع المعرفة.

- منهجية تطبيق إدارة المعرفة.

الإطار المفاهيمي لإدارة المعرفة:

ماهية إدارة المعرفة:

وليتم تضمينها في الأنشطة الإدارية المختلفة، وتوظيفها في صنع القرارات وحل المشكلات والتعلم التنظيمي والتخطيط الاستراتيجي، ومما يؤدي إلى تقديم الخدمات للمستفيدين بشكل أسرع مع الحفاظ على معايير الجودة. وبالتالي، الوصول إلى خدمات أكثر كفاءة وفعالية وأكثر تلبية لاحتياجات متلقي الخدمة.

تأثير وأهداف إدارة المعرفة:

لدى إدارة المعرفة تأثير مباشر على مستوى رضا متلقي الخدمة. حيث ،تتمثل منهجيتها في جمع المعارف وتنظيمها وتسهيل الحصول عليها وتبادل المعارف بين الموظفين بشكل سلس، وبما يؤدي إلى زيادة الكفاءة والفاعلية ومن ثم زيادة رضا متلقي الخدمة.

1. كما إن إدارة المعرفة تهدف بشكل أساسي إلى:
2. تبني الإبداع عن طريق تشجيع تدفق الأفكار بحرية.
3. تفعيل المعرفة ورأس المال الفكري لتحسين طرق تقديم الخدمات. 
4. تكوين مصدر موحد للمعرفة.

أنواع المعرفة:

يمكن تقسيم المعرفة إلى نوعين رئيسيين هما:

(1) المعرفة الضمنية: 

وهي مجموعة الخبرات المتراكمة، والخرائط العقلية، ومجموعة المهارات المكتسبة لدى أي موظف في المنظمة. وسميت بالضمنية لأنها مخفية غير ظاهرة للعيان فهي في داخل العقل ولا يمكن اكتسابها إلا من خلال الشخص نفسه. 

(2) المعرفة الظاهرية:

 وهي المعرفة التي تتعلق بالمعلومات الموجودة والمخزنة في أرشيف المنظمة. ومنها على سبيل المثال، (الوثائق المتعلقة بالسياسات والإجراءات والمستندات ومعايير العمليات والتوظيف)، 

وفي الغالب يمكن للأفراد داخل المنظمة الوصول إليها واستخدامها، كما يمكن تبادلها ونشرها الموظفين من خلال الكتب والندوات واللقاءات. 

منهجية تطبيق إدارة المعرفة:

تقسم منهجية تطبيق إدارة المعرفة إلى أربع مراحل، هي:

• تحليل نظام المعرفة الحالي.
• تحديد استراتيجية وأهداف إدارة المعرفة.
• التخطيط.
• التطبيق والتقييم.

وسوف نستعرض كل من تلك المراحل بشكل موجز على النحو التالي:

(1) مرحلة تحليل نظام المعرفة الحالي:

(أ) تحديد نطاق العمل:

تؤثر عملية تحديد نطاق المشروع بشكل كبير في جميع الخطوات اللاحقة. ولذلك، يجب مراعاة طبيعة:

• المنظمة والمعارف المتوفرة لديها عند القيام بتحديده، 
• مع مراعاة أن إدارة المعرفة يجب أن تبدأ بشكل أولي/تجريبي على بعض الأقسام كتجربة. تتبعها، عملية تطبيق تشمل جميع أقسام المنظمة في حال ثبوت نجاحها.

(ب) إعداد خرائط المعرفة:

هي خرائط يتم من خلالها توصيف المعارف التي يتم استخدامها وتداولها خلال تنفيذ الإجراءات. بالإضافة إلى، توضيح نوع ومصدر هذه المعارف وأماكن تخزينها.

وتقسم عملية تحليل نظام المعرفة الحالي باستخدام خرائط المعرفة إلى الخطوات التالية: 

 ويتم ذلك من خلال ما يلي: 

• تحديد الهدف الأساسي المراد من مراجعة العمليات.
• حصر جميع العمليات التي تقوم الدائرة أو القسم بتنفيذها؛ والتي تشمل العمليات ذات العالقة بتقديم خدمات لمتلقي الخدمة. أو أي نشاط ذو علاقة بالهدف تتم ممارسته داخل الإدارة أو القسم.
• تحديد العمليات الروتينية وغير الروتينية منها.
• تحديد الموظفين الذين لديهم معارف أو خبرات ذات تأثير كبير في مجال تنفيذ العمليات.
• جمع معلومات حول المشاكل ذات الصلة بالمعرفة.
• تحليل كل عملية على حدا كما يلي:

1. تحديد خطوات تنفيذ العملية، وكذا نقاط اتخاذ القرارات في العملية،
2. بالإضافة إلى تحديد المعارف اللازمة لتحقيق الغرض من كل خطوة. وذلك، من خلال عقد اجتماعات العصف الذهني أو إجراء مقابلات مع الموظفين المسؤولين عن كل خطوة. 
3. تصنيف المعارف التي تم تحديدها إلى ضمنية وصريحة، تحديد مصدر المعارف، 
4. وتحديد موقع حفظ هذه المعارف، تحديد الموظفين الذين يحتاجون إلى الحصول على هذه المعارف، 
5. بالإضافة إلى تحديد صلاحيات الوصول إلى هذه المعارف، تحديد البنية التحتية والتكنولوجية التي يتم استخدامها أثناء التنفيذ.

(ب/ 2) إعداد خرائط المعرفة:

يتم إعداد خريطة المعرفة من مخطط سير عمليات مفصل يشمل جميع خطوات تنفيذ العملية بجميع احتمالاتها. وبالتالي، ترتبط كل خطوة منه بملف يوضح جميع المعلومات المتعلقة بالمعارف المستخدمة لإجراء عملية التنفيذ، 

(ج) تحليل البيئة الداخلية والخارجية فيما يتعلق بإدارة المعرفة:

تحليل البيئة الداخلية والخارجية باستخدام التحليل الرباعي، حيث يتم تحديد مواطن القوة والضعف وفرص التحسين، والتهديدات من البيئة الداخلية والخارجية فيما يخص إدارة المعرفة. وذلك، للعمل على تعزيز مواطن القوة، ومعالجة مواطن الضعف والاستفادة من الفرص المناسبة وتجنب التهديدات الخاصة بالمعرفة.

(د) تقييم نظام إدارة المعرفة الحالي

يتم تقييم نظام المعرفة الحالي باستخدام استبانة يتم تصميمها لهذا الهدف.

(هـ) قياس مستوى الوعي بإدارة المعرفة

في هذه المرحلة يتم تصميم استبانة لقياس مستوى وعي الموظفين بمفهوم إدارة المعرفة.

(و) تحليل منهجية الاتصال الداخلي والخارجي

إدارة المعرفة داخل المنظمة، من المهم فهم العمليات والمبادئ المستخدمة حاليا لإيصال المعرفة المتوفرة، مما يشير إلى الحاجة إلى البحث بشكل معمق في كيفية إنشاء وتبادل وتناقل المعرفة بين الموظفين.

(ز) تحليل الثقافة المعرفية

إن تحليل الثقافة المعرفية السائدة في المنظمة يعتبر خطوة مهمة لتحديد فيما إذا كانت بيئة العمل مناسبة، لتطور وتناقل المعرفة من خلالها. 

ولذلك، يجب الإجابة عن عدد من التساؤلات من خلال عقد اجتماعات مع الموظفين ومراقبة تصرفاتهم.

(2) مرحلة تحديد إستراتيجية وأهداف المعرفة

(أ) صياغة رؤية وإستراتيجية المعرفة

حيث تقوم المنظمة بصياغة رؤية وإستراتيجية المعرفة بناء على المعلومات التي تم جمعها. مع، الحرص على أن تتوافق مع إستراتيجيتها ورؤيتها وأهدافها وذلك مسار الإدارة الإستراتيجية للمنظمة.

(ب) تحديد الأهداف

يتم تحديد أهداف تنسجم مع رؤية وإستراتيجية المعرفة. وذلك، لضمان إنجاز تحسينات موجهة بالأهداف من ناحية،

ولتساهم في رفع كفاءة الدائرة وتحقيق رؤيتها، وذلك من خلال إيجاد طرق لـ حل المشكلات والفجوات التي تم تحديدها في المرحلة السابقة، فيما يخص إدارة المعرفة.

(ج) تحديد مؤشرات تحقيق الأهداف

يقوم فريق العمل بتحديد المؤشرات التي سيتم استخدامها لقياس مدى تحقيق عمليات تنفيذ إستراتيجية إدارة المعرفة لأهدافها، 

كما، يتم تحديد المدد الزمنية والأقسام المسؤولة عن تحقيق هذه الأهداف. مرحلة التخطيط:

(د) تحديد المبادرات

في هذه المرحلة يجب تحديد الأساليب التي سيتم استخدامها لتحقيق الأهداف. كما، من الممكن استخدام أنظمة إدارة المعرفة؛ وهي أداة لإدارة المحتوى المعرفي للمنظمة. والتي، تتضمن مجموعة من البرامج المتخصصة في طريقة جمع وتخزين المعارف والوصول إليها.

(3) مرحلة وضع خطة لتطيق المبادرات

(4) مرحلة التطبيق والتقييم

وتتضمن تطبيق نظام إدارة المعرفة بشكل تجريبي، وقياس مؤشرات الأداء بعد التطبيق التجريبي. وكذا، تطبيق نظام إدارة المعرفة ومتابعة تنفيذه، وتقييم النتائج وتقديم مقترحات التحسين.

هل أعجبك هذا المقال؟ شاركه مع أصدقائك ألان.