-compressed777777.webp)
دليل البدء السريع- كيفية كتابة إجراءات العمل التشغيلية؟
كتابة إجراءات العمل التشغيلية من الأهمية بمكان لدعم ومساندة المنظمات في تطوير نظامها الإداري ومواردها البشرية. من حيث إعداد سياسات داخل المنشأة التي تنفذ بواسطة موظفيها عبر نظام متكامل لتشغيل وإدارة مواردها البشرية، ووضع تصور للدورة المستندية وأسلوب ومسار تدفق العمليات وهو الأساس الذي يستند عليه هذا المقال.
المحتويات:
- ماهية اجراءات العمل؟
- سر المهنة ,إجراءات العمل التشغيلية
- لماذا نحتاج الى إجراءات عمل مكتوبة؟
- منهجية كتابة إجراءات العمل والتشغيل القياسية (الموحدة):
- من المسؤول عن إجراءات العمل والتشغيل القياسية (الموحدة)؟
الإطار المفاهيمي لاجراءات العمل؟
ما هي اجراءات العمل؟
أن كتابة إجراءات العمل التشغيلية وصياغتها تعتبر عملية إعداد تعليمات مكتوبة تصف كيفية القيام بالمهام الروتينية; متى؟ اين؟ من؟ومن المعروف ان أي خدمة او منتج تقدمها منشأة لعملائها مهما كان حجمها او طبيعة عملها؛ هي في النهاية، نتيجة تنفيذ مجموعة من الإجراءات داخل المنشأة بواسطة موظفيها.
إجراءات العمل وسر المهنة
إجراءات العمل هي التي ترسخ لثقافة المنشأة وكيفية تجاوبها مع متطلبات عملاؤها وخدمتهم وهو ما قد يميزها عن غيرها.
او كما يعرف بـ ”سر المهنة” والإجراءات ليست فقط مجرد تعليمات مكتوبة بل هي وسيلة لمساعدة المنشأة على ثبات الأداء وذلك على مدار فترات زمنية طويلة،
وكذا تعمل على ترسيخ مبدا التحسين المستمر، وتحويل المعرفة الضمنية والخبرة لدى موظفيها الى معلومات موثقة ومشاركتها بين العاملين وايجاد حالة من التفرد والابداع لدى الشركة فى التميز فى اعمالها.
إجراءات العمل التشغيلية و المواصفات القياسية
تتضمن المتطلبات لـ المواصفات القياسية أن توجد إجراءات موثقة لإدارة العمليات والأنشطة بالمنظمة،
وأن تقوم بتطبيق نظام لإدارة الجودة،
لماذا نحتاج الى إجراءات عمل مكتوبة؟
تلعب إجراءات العمل دوراً أساسياُ في استمرارية ضمان الجودة وضمان أفضل الممارسات في تنفيذ المهمة والأنشطة داخل المنظمة،
وذلك من اجل مساعدتك على تحقيق الأهداف التشغيلية والربحية وتحقيق مستوي متميز من رضاء العملاء وبالتالي استقرار المنظمة بشكل كامل، وإتباع مجموعة الإجراءات الموثقة يساعد المنشأة على:
- أن تضمن الجودة والملائمة في خدمة للعملاء.
- ضمان اتباع الممارسات الجيدة فى كل الأوقات.
- الاستفادة من خبرة فريق العمل بشكل فعال.
- تسهيل عملية تفويض المهام والصلاحيات الى أعضاء فريق العمل بشكل ميسر.
- تحديد أدوار ومسؤوليات جميع افراد فريق العمل بشكل واضح.
- توفير ضماناً بأن كل موظف فى المنظمة أصبح على وعي وفهم للعمليات الواجب عليه اتباعها
- توفير الفرصة للموظفين لتحديد وتقييم انشطة عملهم ومجهوداتهم وتسهيل التواصل بين افراد المجموعة والعمل الجماعي
- تبسيط الإجراءات بالمنشأة.
طريقة كتابة إجراءات العمل التشغيلية العامة
هناك عدة طرق لكتابة الإجراءات التشغيلية للعمل حيث لاتوجد طريقة واحدة او طريقة صحيحة واخري خاطئة وذلك فى كتابة وإعداد الاجراءات على النحو التالي:
(1) الهدف من إجراءات العمل التشغيلية:
ما الذي تهدف إلى تحقيقه من خلال هذا الإجراء؟
(2) المجال:
ما هو مجال ونطاق تطبيق الإجراء؟
(3) العملية:
وصف وكتابة كيفية تنفيذ المهام.
(4) المسؤوليات:
من هو المسؤول عن تنفيذ كل مرحلة من مراحل العملية؟
(5) التدريب:
تدريب فريق العمل على استخدام إجراءات العمل التشغيلية.
(6) المراجعة:
هل الإجراء محدد، ومناسب لطبيعة العمل، ومحدث؟
من هو المسؤول عن إجراءات العمل والتشغيل القياسية (الموحدة)؟
تقع المسؤولية عن الإجراءات بالمنشأة على عاتق الإدارة والمسؤولة عن التأكد من وجود الإجراءات للعمل والتشغيل القياسية “الموحدة”، والموافقة عليها.
ومن الضروري إشراك جميع الموظفين في إعداد الإجراءات والتشغيل القياسية “الموحدة” وخاصةً الموظفين الذي موكل إليهم الأعمال اليومية،
ويجب ان يتم تسجيل تاريخ بدء تطبيق الإجراءات ، بحيث تكون جميع الإجراءات سارية من هذا التاريخ.
وأخيراً فقد تناولنا في هذا المقال:
عن ماهية وإجراءات العمل ولماذا نحتاجها ومنهجية والمسؤول عن كتابتها.
هل أعجبك هذا المقال؟ شاركه مع أصدقائك ألان.
