حقيقة الإدارة الافتراضية وكل ما تود معرفته من أسرارها

ماهية الشركة/ الإدارة الافتراضية:

• الشركة الافتراضية تقوم بتطوير برامج حاسوبية لإجراء أعمال الشركة الحقيقية.
• الشركة الافتراضية لا تتحمل أي مصروفات تذكر رغم أنها تنتج وتطور، وبالمقابل فإن الشركة الحقيقية هي من تتحمل المصروفات على الدوام وحتى ولو لم تنتج أو تطور.
• في الشركة الافتراضية يجتمع الموظفين حول فكرة ما وهدف مشترك وبكامل ارادتهم الحرة، وبالمقابل في الشركة الحقيقية يجتمع الموظفين من أجل الراتب والمنصب والأمان الاجتماعي أولاً، وليس من أجل فكرة أو قيمة معنوية.
• تعتمد الشركة الافتراضية على الفرد.. بينما تعتمد الشركة الحقيقية على النظام، وكثيراً ما يخرق الأفراد هذا النظام فتضطر إلى إعادة بنائه من جديد.
• في الشركة الافتراضية أنت مشغول بتجميع وتنسيق جهود الموظفين لتحقيق ما تصبو إليه من إنجاز..، بينما في الشركة الحقيقية أنت مشغول بإقناع الموظفين وتحفيزهم على المشاركة، أو مشغول بإطفاء الحرائق وفض النزاعات ومعالجة الأخطاء وحل المشكلات الإدارية وتقليص النفقات فلا تجد وقتاً للإنجاز.

حقيقية الشركة/ الإدارة الافتراضية:

أن أي شركة أو مؤسسة هي في حقيقتها تنظيم مؤسسي ذو آلية محددة لتنسيق الجهود باتجاه وغرض مشترك ومحدد، والعجيب أن هذا ينطبق على الشركة الافتراضية أكثر مما ينطبق على الشركة الحقيقية،
فالكثير من الشركات تفشل في:

• صياغة وتطبيق آلية أو نمط لتنسيق الجهود بها؛
• كما يغيب عنها الهدف المشترك؛
• وتتضارب المصالح فيها؛
• وتفشل دون أن تشعر الإدارة بضرورة التغيير.

وفي الشركة الافتراضية يصعب مثل ذاك الفشل فهي تختفي وتتوقف عن الوجود، في نفس اللحظة التي يختفي فيها الهدف المشترك. لأن الفشل يقاس بزيادة التكاليف عن القيمة المضافة المتولدة،
وداخل الشركة الافتراضية لا توجد في الأصل أية تكاليف جديرة بالذكر. وبالتالي، فمهما ضعفت القيمة المضافة المتولدة فإن الشركة الافتراضية تظل رابحة.

تصورات خاطئة عن برامج وتطبيقات الإدارة الافتراضية:

مع تنامي الثورة التقنية الرابعة زادت جاذبية الفضاء الافتراضي لدى العديد من مديري الشركات، فاندفع كثير منهم للأخذ بها انطلاقاً من تصورات وافتراضات خاطئة، من أهمها:

الفضاء الافتراضي للإدارة الافتراضية يناسب كافة الشركات:

حيث أن الفضاء أو الواقع الافتراضي لا يصلح لشركة ما إلا إذا تخلصت تماماً من الأمية الاليكترونية بين موظفيها، علاوةً على ضرورة وجود مبرمجين ومتخصصين داخليين في صيانة وتشغيل الشبكات الداخلية.

الفضاء الافتراضي للإدارة الافتراضية يسهل عملية الهندرة:

حيث يعتقد بعض المديرين أن الهندرة أو إعادة هندسة العمليات ما هي إلا تقليص أعداد الموظفين الدائمين، وزيادة أعداد الموظفين المؤقتين والعاملين عبر الفضاء أو الواقع الافتراضي. 

ولكن الأمر ليس بتلك الصورة. فلكي يحدث التوافق بين الهندرة والواقع الافتراضي، يجب:

• أن تكون تكاليف الاتصالات؛
• ويجب الا تكون هناك حاجة ماسة لتواجد هؤلاء الموظفين في أماكن العمل الحقيقية. وإلا، فإن الواقع الافتراضي سيعرقل عمليات الهندرة وإعادة الهيكلة ويضيف مزيداً من التكاليف.
  

كذلك يضاف إلى ما سبق التصور الخاطئ بأن الفضاء الالكتروني يسهل الاتصال بين الموظفين والمؤسسة، وكذا بأن الفضاء الافتراضي يعتمد على تقنيات اتصال ومعلومات عالية، وكلها تصورات خاطئة.

هل مؤسستك بحاجة لبرامج وتطبيقات الإدارة الافتراضية؟

تزايدت في الآونة الأخيرة الحاجة للإدارة الافتراضية، فكيف يمكنك معرفة ما إذا كانت الإدارة الافتراضية ملائمة لمؤسستك؟ والتي يمكن الاستدلال عليه من خلال عدة تساؤلات، من أهمها:

1- هل مؤسستك تقليدية تعتمد على العينيات أم تقنية تعتمد على المعلومات؟

• إذ أن الشركات التقليدية التي تعتمد على المواد العينية وأبرزها المؤسسات والشركات الصناعية. والتي تحتاج إلى تواجد الموظفين معظم ساعات العمل بالشركة لأداء أنشطة ومهام محددة.
• أما الشركات التقنية التي تعتمد على المعلومات فهي تدار بخبرة ومعرفة موظفيها، والتي يمكن نقلها افتراضيا عبر وسائل الاتصال، دون الحاجة لتواجدهم في مقر أعمالهم.

2- هل يمكن تحويل شركتك لتصبح معلوماتية؟

الإجابة. نعم. فمع تطور وسائل الاتصال الحديثة ونقل المعلومات، وأصبحت النسبة الكبرى من موظفي الشركات تعمل عبر العالم الافتراضي.

3- ما نوع الثقافة المؤسسية السائدة لديك؟

إذا كانت ثقافة مؤسستك تقوم على شفافية المعلومات والندية والتنافسية بين الموظفين. فسيساعد هذا على تحويل المؤسسية نحو الإدارة الافتراضية والعكس بالعكس.

4- هل يمكن استلام وتسليم الأعمال افتراضياً؟

إذا أمكن تسليم الأعمال والمهام وتحديد كميات العمل اللازمة لإنجاز عملية ما بشكل افتراضي، فيمكن حينها ومعها التحول للإدارة الافتراضية.
لكن هناك بعض الأعمال والمهام التي تستدعي تواجد من يؤدونها بشكل دائم في أوقات محددة، وهذه الأعمال غالياً ما يصعب تحديد كمياتها أو مواعيد تسليمها. وبالتالي، تحتاج المؤسسة لأسلوب العمل التقليدي للتعامل مع هذا الأعمال والمهام.