معايير ومجالات ومراحل وخطوات تنفيذ المراجعة الإدارية standards

معايير ومجالات ومراحل تنفيذ المراجعة الإدارية تعتبر مجال هام ولهذا الأمر فأن هذه المقالة تهدف إلى التعرف على المجالات الرئيسية للمراجعة الإدارية، 

ومعايير المراجعة الإدارية، بالإضافة إلى خطوات ومراحل تنفيذ المراجعة الادارية من حيث:

اجراءات الدراسة التمهيدية لعملية المراجعة وتخطيط برنامج المراجعة وتنفيذه وأخيراً التقرير عن نتيجة المراجعة الإدارية.

حيث وقد سبق في مقالين سابقين تناول كل من الإطار المفاهيمي للمراجعة الإدارية و 

الإطار التنظيمي والمهني للمراجعة الإدارية

المجال والنطاق للمراجعة الإدارية:

إن تحديد المجال للمراجعة الإدارية ونطاقها يعتبر من أحد العناصر الهامة في إطارها العلمي، 

ويقصد بمجال المراجعة الإدارية، بأنه تحديد نطاق العمل للمراجع الإداري  الجغرافي أو التنظيمي

بينما يقصد بنطاق المراجعة مكونات العناصر محل الفحص والدارسة داخل وحدة المراجعة المختارة"

معايير المراجعة الإدارية:

المعيار هو ميزان (أو مسطرة) يمكن بواسطته القياس.

ويختلف القياس كما ونوعا حسب طبيعة الشيء المراد قياسه. وتدخل معايير المراجعة ضمن معايير العلوم الاجتماعية،

وتتولى إعدادها وتطويرها هيئات مشرفة على ممارستها بما يتناسب مع احتياجاتها. وتوضع المعايير 

" لضمان نوعية واحدة من الأداء والسلوك في عمل المراجعة، كما أصبحت مرشدا للمراجع في أدائه لعمله.

وأن وضع معايير المراجعة الإدارية يعتبر امتدادا من مجالات المسؤولية المختلفة لإدارة الوحدات الاقتصادية، 

فتنوع مسؤولية الإدارة يفرض وضع أنواع من المعايير تتفق وكل منها.

خصائص معايير المراجعة الإدارية:

- عمومية المعيار: 

وتعني صلاحية التطبيق على كل ممارسات المراجعة الإدارية، 

وفي كل المنشات، لا تتغير تبعا لعمليات المراجعة أو الحكم والاختيار الشخصي للمراجع واعتمادا على خبرته.

- الإفادة: المعايير المفيدة تؤدي الى النتائج والاستنتاجات التي تلبي احتياجات المستخدمين من المعلومات.

- شمول المعيار: ينبغي إن تقيس المعايير كل مجالات العمل الإداري في المنشأة، 

ويمكن تطبيقها على المستويات الإدارية المختلف بهدف تقييم الأداء الإداري الشامل.

- أمكانية التطبيق: ليس ممكنا حاليا تطبيق معايير أداء كمية على كل مجالات العمل الإداري، 

لذلك ينبغي أن تتضمن قياسا كميا وأخر نوعيا، والنوع مرادف للكم وأحيانا يكون أكثر أهمية، 

ولا تعني المعايير النوعية أن تكون وصفية أو شخصية، وإنما يتم اتخاذ أسلوب موحد يعتبر أساسا لقياس نوعية العمل المؤدى.

- الجودة: بحيث لا تشمل المعايير ما ترغب الإدارة في تحقيقه بل تتمشى مع مبادئ الإدارة العلمية وتطبيقاتها، 

وإلا تمثل توقعات شخصية للإدارة، فمعايير الأداء أساسا من صنع الإدارة، ولكن واجب المراجع إن يقيس مدى جودة المعايير.

- المرونة والقابلية للتطور: تتطور الأساليب الإدارية والواجبات، 

ولذلك تسمح المعايير بإدخال المستحدثات في الأداء الإداري، كما تكون مرنه بحيث تسمح بإضافة معايير جديدة.

- الاقتصاد في المعايير: 

وهذا يساعد المراجع لأنه يعتمد عليها كأساس للتقييم المستمر لعمل الإدارة بما يفرض سرعة تطبيقها وانخفاض الجهد اللازم لتطبيقها ومراجعتها.

- الثقة في المعايير: 

تستخدم المعايير لتقييم عمل الإدارة وإبداء رأي فني فيه يكون المراجع مسئولا عنها لذلك تشترط الثقة لاستخدامها كأساس لإعداد تقارير المراجعة الإدارية. 

والمعايير الموثوق بها تؤدي الى استنتاجات متسقة عندما يقوم مراجع آخر باستخدامها في ظل نفس الظروف.

أسس المعايير ومصادرها:

يمكن دراسة الأسس التي تقوم عليها معايير الرقابة من زوايا مختلفة:

بحيث يجب أن تكون المصادر الأكثر موثوقية إما معايير رسمية

(مثل الأهداف المنصوص عليها في القوانين، واللوائح، والقرارات، والسياسات التي وضعتها الهيئة التشريعية أو السلطة التنفيذية)، 

واستنادًا إلى الأسس العلمية للمعايير يجرى التأكيد على الأدبيات العلمية المختصة وغيرها من المصادر مثل المعايير المهنية وأفضل الممارسات.

ويمكن الحصول على معايير الرقابة من المصادر التالية: القوانين واللوائح التي تحكم عمل الجهة، 

القرارات التي تتخذها الهيئة التشريعية أو التنفيذية، المراجع الخاصة بالمقارنات التاريخية أو المقارنات مع أفضل الممارسات، 

المعايير والتجارب والقيم المهنية، مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة من جانب الجهة أو الحكومة، 

واستشارة الخبراء المستقلين للاستفادة من معارفهم، والمعرفة العلمية الجديدة أو القائمة وغيرها من المعلومات الموثوقة.

مسؤولية المراجع عن معايير التقييم:

تتمثل عناصر المسؤولية عن معايير التقييم في:

- المعايير الموضوعة للأداء مسؤولية إدارية أصلا، ولكن يتعين على المراجع في حالة عدم توفرها استخدام معايير لغرض التقييم.

- بالنسبة للمعايير الموضوعة، تتلخص مسؤوليته بالتأكد من وجودها، وإنها هي التي تستخدم فعلا، 

وتحديد مدى مناسبة المقاييس الموضوعة للحكم على تحقيق النتائج، وهل يتم استخراج الانحرافات عن المعايير،

واتخاذ الإجراءات المصححة فور اكتشافها.

- في حالات استخدام المعايير النوعية والتي رغم انه لا يمكن قياسها بصورة كمية، 

فأن التحقق منها يتم بالملاحظة وتحليل النتائج الرئيسية وخطط التطوير.

- إجراء المناقشات مع المسئولين، واتخاذ تقارير السلطات وقوائم للسياسات والإجراءات كأساس لاستنباط المعايير إذا لم تضعها الإدارة.

- إن الصعوبات التي تواجه المراجع في وضع واستنباط وتطبيق معايير التقييم يجب إن تخلق أثرا ايجابيا، 

وذلك للوصول إلى طرق بناءة لحل مشكلاتها وكلما كان التغيير أكثر صعوبة كلما كان حافزا على خلق نظام جديد، 

ورغم المعارضة التي قد يؤديها هذا الأسلوب إلى إن الحماس وتوجيه جهود الباحثين والمهنيين الذين يهتمون بالايجابيات،

وذلك أكثر من السلبيات يمكن إن يغير الماضي بما ينعكس على الحاضر والمستقبل لخدمة المجتمع ككل والمهنة بصفة خاصة.

تقسيم معايير المراجعة الإدارية:

الاجتماعية: 

تقيس كفاءة أداء الوحدات الاقتصادية لوظيفتها الاجتماعية وتنبع فكرتها من أن أي نشاط إداري

ولا بد أن يكون له إثر واضح على المجتمع الذي يؤدي فيه هذا النشاط،. 

القانونية: 

تستخدم معايير تحدد مدى تطبيق القوانين واللوائح العامة أو الخاصة بالشركة ونظامها الأساسي حيث

تمثل المتطلبات القانونية أحد عناصر كفاءة الأداء الإداري.

الاقتصادية: 

تشكل مجموعة من المعايير للحكم على مدى وفاء الإدارة بمسؤوليتها عند وضع الخطط والسياسات والنشاطات المختلفة

بحيث تراعي الظروف والتغيرات الاقتصادية المتوقعة.

الرقابية: 

تعمل الإدارة والرقابة على النشاطات المختلفة للوحدات الاقتصادية،

ومن المعايير الرقابية اتخاذ القرارات في حدود اللوائح العامة المنظمة للوحدة واتفاقها مع غايات وأهداف المجتمع ككل.

المهارة الإدارية: 

وهي التي تقيس مقدرة الإدارة على استخدام الأساليب العلمية في التخطيط ورسم السياسات والتنفيذ، 

ومنها اساليب المحاسبة الادارية والتحليل المالي من نسب ومؤشرات، وكذلك بحوث العمليات.

خطوات ومراحل تنفيذ المراجعة الادارية:

ان نجاح عملية المراجعة الادارية يعتمد بشكل كبير على خبرة المراجع وافقة الواسع 

واستخدامه للإجراءات السليمة في الفحص والتحليل وان يكون المراجع الاداري ملماً بالتعليمات المختلفة وذات الصلة

والتقييم للإجراءات والنظم بشكل سليم ويتم ذلك بتجميع الادلة الموضوعية المختلفة. وتمر عملية المراجعة الادارية بالمراحل التالية:

الاجراءات للدراسة التمهيدية للمراجعة:

وتهدف هذه المرحلة إلى تكوين فكرة عن المشروع/ المنشأة والحصول على معلومات عامة عنها، 

مثلاً المتعلقة بكل من: النواحي التنظيمية (مثلاً: الهيكل التنظيمي واللوائح المنظمة)، 

والتعرف على السلطات الممنوحة لكل إدارة وعلى الجوانب المالية والأصول والاستثمارات، 

وعلى طرق وإجراءات العمل وتسلسلها، وعلى المشاكل التي تواجه العاملين بمناقشتهم، والإطلاع على المراجعات السابقة إن وجدت.

التخطيط لبرنامج المراجعة وتنفيذه:

إن التخطيط لعملية المراجعة الإدارية يجب أن يتصف بالشمولية والتركيز على الجوانب التي أدت إلى المشكلة

أو القصور في الإداء، وذلك عن طريق اتباع الخطوات التالية: 

معرفة الخطط والأهداف للوحدة محل المراجعة، وما مدى واقعيتها.

ومدى تناغم الموارد مع الأهداف، وعلى أساليب المراجعة المتبعة وفحصها لمعرفة مدى تكاملها وأوجه القصور فيها،

ووجود نظام جيد وفعال للتقرير الفعلي لنتائج الأعمال، وعلى المشاكل والانحرافات وأسبابها ووضع الحلول المناسبة لها، 

ويقع على عاتق الإدارة الاختيار من بين بدائل هذه الحلول، وإعطاء النتائج والتوصيات، 

التقرير عن نتيجة المراجعة الإدارية: 

تقرير المراجعة يعتبر المنتج والمخرج النهائي لعملية المراجعة ويفصح عن نتائج عمليات المراجعة.

هل أعجبك هذا المقال؟ شاركه مع أصدقائك ألان.